3.5 Bedrijfsvoering Westerwolde

De huidige huisvesting vraagt om noodzakelijke aanpassingen. Met de verschuiving van thuiswerken naar meer op kantoor loopt de organisatie tegen de maximale capaciteit van het gebouw aan. Om de werkplekken zo efficiënt mogelijk in te zetten onderzoeken we welke mogelijkheden hier nog te vinden zijn. Dit doen we samen met het onderzoeksbureau voor de huisvesting van het gemeentehuis. In Q4 2025 zullen nieuwe stoelen aan de organisatie worden geleverd. Hiermee zetten we een eerste stap naar een nieuwe werkplek. In Q1 2026 zullen de bureau's worden vervangen. Tevens kijken we naar oplossingen ruimten voor overleggen te vergroten in aantal. 
In Q4 2025 verwachten we de eerste uitkomsten van het huisvestingsonderzoek te ontvangen van het onderzoeksbureau. Hiermee zal meer duidelijkheid komen welke opties voor huisvesting in onze gemeente haalbaar is.  Ook in 2026 zullen we blijven werken aan het verbeteren en formaliseren van onze dienstverlening aan zowel onze interne klanten en onze inwoners.  

Ook in 2026 blijft HRM bouwen aan een organisatie die wendbaar, vitaal en klaar voor de toekomst is. Goed werkgeverschap blijft een belangrijk speerpunt. We investeren in duurzame inzetbaarheid, strategische personeelsplanning en het aantrekken én behouden van talent. Daarnaast richten we ons op het versterken van leiderschap, het vergroten van werkgeluk en het stimuleren van een cultuur van leren en ontwikkelen – in alle lagen van de organisatie. 

Arbeidsmarkt, organisatieontwikkeling en goed werkgeverschap
In een krappe arbeidsmarkt is het aantrekken, binden en ontwikkelen van gekwalificeerde medewerkers essentieel voor het realiseren van onze opgaven. We willen een aantrekkelijke werkgever zijn én blijven. Daarom investeren we actief in het versterken van onze positie als werkgever via arbeidsmarktcommunicatie, regionale samenwerking rondom vacatures en het vergroten van onze online zichtbaarheid. Gerichte wervingscampagnes en het traineeshipprogramma met de provincie Groningen helpen ons om jong talent aan te trekken en te behouden. 

We verbeteren het onboardingproces zodat nieuwe medewerkers snel wegwijs worden binnen de organisatie en een positieve start ervaren. Het personeelshandboek wordt geactualiseerd en digitaal beschikbaar gesteld, zodat alle medewerkers beschikken over correcte en actuele informatie over bedrijfsregels, procedures, arbeidsvoorwaarden en interne richtlijnen. 

Strategische personeelsplanning krijgt in 2026 extra aandacht. De veranderende maatschappelijke opgaven, technologische ontwikkelingen en arbeidsmarktkrapte vragen om een toekomstgerichte benadering van het personeelsbeleid. We verkrijgen inzicht in de benodigde kennis, vaardigheden en capaciteit om onze ambities te realiseren, met aandacht voor instroom, behoud en ontwikkeling van personeel. 

We intensiveren de samenwerking met regiogemeenten op het gebied van personeelsbeleid, kennisdeling en gezamenlijke projecten. Dit versterkt onze positie op de arbeidsmarkt en biedt ontwikkelkansen voor medewerkers. Daarnaast dragen we bij aan het realiseren van afspraakbanen conform het wettelijke quotum voor overheden.  

Duurzame inzetbaarheid en medewerkerstevredenheid
De transformatie van incidentele naar structurele inhuur is ingezet. Dit vanwege de hoge kosten op inhuur én om de continuïteit en kwaliteit te waarborgen.

  
Duurzame inzetbaarheid blijft een centraal thema binnen ons HR-beleid. We richten ons op vitaliteit, loopbaanontwikkeling en een gezonde werk-privébalans. Daarbij is er extra aandacht voor mentale gezondheid, preventie en maatwerktrajecten. Voor medewerkers die richting pensioen gaan, faciliteren we de RVU-regeling. Dit draagt bij aan een gezonde leeftijdsopbouw binnen de organisatie en biedt ruimte voor nieuwe instroom. 

Op basis van het medewerkersbelevingsonderzoek zetten we een gerichte projectmatige aanpak in om de werkbeleving en duurzame inzetbaarheid verder te versterken. De concrete aangedragen verbeterpunten van de medewerkers worden waar mogelijk uitgewerkt en geïmplementeerd.  

Gezonde en veilige werkomgeving
We streven naar een gezonde en veilige werkomgeving waarin medewerkers hun werkzaamheden op een verantwoorde en aangename wijze kunnen uitvoeren. Het arbobeleid wordt verder geïmplementeerd en geborgd binnen de organisatie, waarbij veiligheid en welzijn van medewerkers centraal staan. De bedrijfshulpverleningsorganisatie (BHV) wordt geoptimaliseerd om adequaat te kunnen reageren op noodsituaties. Daarnaast voeren we de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit, die dient als fundament voor preventieve maatregelen en structurele verbetering van arbeidsomstandigheden. Hiermee minimaliseren we arbeidsrisico’s en versterken we de gezondheid en inzetbaarheid van onze medewerkers op de lange termijn. 

Functiehuis en gesprekkencyclus
We ronden de onderhoudsronde van het HR21-functiehuis af om functies actueel te houden en goed te laten aansluiten op de veranderende arbeidsmarkt en samenleving. De gesprekkencyclus wordt doorontwikkeld naar een continue dialoog over ontwikkeling, prestaties en werkplezier. Dit betekent dat we inzetten op regelmatige gesprekken, zowel formeel als informeel, waarbij medewerkers eigenaarschap nemen over hun professionele groei en betrokkenheid. 

Samen bouwen we aan een toekomstbestendige organisatie waarin medewerkers centraal staan en zich kunnen ontwikkelen in een gezonde, veilige en inspirerende werkomgeving. 

De komende jaren zetten we in op een verdere professionalisering van onze informatievoorziening en ICT. Onze koers is tweeledig: enerzijds moeten we blijvend voldoen aan wet- en regelgeving en gemeentelijk beleid correct uitvoeren, anderzijds willen we doorgroeien naar een volwassen, informatiegestuurde organisatie die slagvaardig en toekomstgericht werkt.

In 2026 werken we intensiever samen met onze ICT-partner Grid. Deze samenwerking is in transitie: Grid ontwikkelt zich van een traditionele ICT-leverancier naar een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling (GR) met een nieuwe naam en verantwoordelijkheden. Deze nieuwe organisatie neemt de regie op onze ICT-leveranciers en ondersteunt de gemeente optimaal bij alle ICT-vraagstukken. Dit betekent meer grip op contracten, betere kwaliteitsbewaking en snellere implementatie van innovatieve oplossingen.

We willen dat informatievoorziening en ICT niet alleen ondersteunend zijn, maar een motor worden achter beleidsontwikkeling en dienstverlening. Dat vraagt om cultuurverandering, eigenaarschap en het vermogen om technologische mogelijkheden maximaal te benutten.

Vijf strategische thema’s vormen de basis voor onze aanpak:

1. Bedrijfsvoering en contractmanagement: We richten ons op strakker leveranciersmanagement, inclusief duidelijke service level agreements (SLA’s) en resultaatgerichte samenwerking.
2. Applicatielandschap. De verschuiving naar cloudoplossingen en SaaS wordt verder doorgezet, met aandacht voor flexibiliteit, schaalbaarheid en informatiebeveiliging.
3. Infrastructuur en faciliteiten: Een moderne, veilige en wendbare werkomgeving is cruciaal voor efficiënte dienstverlening aan inwoners en bedrijven.
4. Security: We voldoen aan relevante wetgeving zoals BIO 2.0, Wpg, Woo, DSO en Europese kaders zoals NIS2, en beleggen eigenaarschap stevig binnen de organisatie.
5. Risicomanagement: Bestuur en management nemen actief verantwoordelijkheid voor het beheersen van risico’s en het beschermen van privacy en gegevens.

Daarnaast investeren we in datagedreven werken en nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI). Digitale innovaties volgen elkaar snel op en vragen om een organisatie die flexibel kan meebewegen. Daarom hanteren we gemeentebreed de methodiek *Projectmatig Creëren* voor een planmatige aanpak van vernieuwing.

De doorontwikkeling van Grid in 2026 is een belangrijke stap in deze digitale transitie. Samen leggen we de basis voor een sterke regieorganisatie die klaar is voor de uitdagingen van morgen en die de gemeente Westerwolde helpt om optimaal te presteren in een steeds digitalere wereld. 

De wereld verandert. De manier waarop mensen met elkaar omgaan verandert. En de gemeente Westerwolde verandert mee. We leven in een netwerkmaatschappij. Een wereld waarin mensen altijd in verbinding staan via (sociale) netwerken. En waarin verschillende veranderingen tegelijk gebeuren. 

We willen een open transparante en toegankelijke gemeente zijn. Een gemeente die weet wat er speelt bij de inwoners en zich aansluit bij acties van inwoners. Een gemeente die duidelijk maakt waar ze voor staat en die informatie uit zichzelf bekendmaakt.  En een gemeente die luistert naar haar inwoners en het gesprek met hen aangaat. Online en offline. We staan als organisatie in contact met onze inwoners, ondernemers en netwerken in onze samenleving en passen onze communicatie daarop aan. 

We vragen onze inwoners bij het begin van het maken van onze plannen al om mee te denken. Om zo te horen wat zij ervan vinden. Om hier als organisatie beter in te worden helpt team communicatie collega’s met het betrekken van inwoners bij projecten en beleidsvorming. De communicatieadviseur participatie die aangesteld is kan hierin een aanjagende rol spelen. 

De medewerkers van team communicatie geven advies aan het gemeentebestuur, het management en de medewerkers. Het team let op nieuwe ontwikkelingen en bekijkt welke ontwikkelingen hen kunnen helpen om de doelen van de gemeente te bereiken. Daarnaast is team communicatie intensief betrokken bij de advisering over de situatie rond asielopvang in ter Apel en bij grote regionale ontwikkelingen zoals Nij Begun en de Nedersaksenlijn. Het team sluit aan bij regionale overleggen, denkt mee over de strategie en vertaalt deze naar relevante boodschappen voor lokale betrokkenen zoals organisatie en inwoners.

We blijven schrijfcoaches en trainingen inzetten om onze medewerkers te ondersteunen bij het toegankelijk en begrijpelijk schrijven op B1 taalniveau. Ook blijven we standaardbrieven aanpassen naar dit taalniveau.

We professionaliseren onze Newsroom. Het KCC, Team Online, DIV en communicatie werken daarin samen. Met behulp van een monitoringtool worden nieuwsberichten op (social) media, lokale kranten en tijdschriften geanalyseerd. Ook telefoontjes van inwoners, website gebruik en meldingen via WhatsApp en email worden verzameld. De input wordt door de teams besproken. Hierdoor kan de gemeente beter inspelen op de behoeften van de inwoners. In 2024 is hier een start mee gemaakt door de aanstelling van een medewerker social media kan hier nu beter op worden ingezet. 

 Doelstellingen
•    Van “vertellen” naar “in gesprek gaan”. We blijven onze medewerkers communicatiever en omgeving bewuster maken. 
•    We willen dat onze inwoners onze brieven en teksten begrijpen. Daarom zetten we onze schrijfcoaches in om onze medewerkers te ondersteunen om op B1 niveau te schrijven. We passen ook onze standaardbrieven aan naar dit taalniveau;
•    Buiten naar binnen halen. Weten wat er buiten het gemeentehuis speelt zodat we hierop kunnen inspelen; 
•    Alert zijn op nieuwe ontwikkelingen en afwegen welke van deze ontwikkelingen kunnen bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van de gemeente. 

Westerwolde heeft veel te bieden. Denk aan toerisme, recreatie, cultuurgeschiedenis en natuur. We zijn altijd bezig het merk Westerwolde op de kaart te zetten. Om zo meer toeristen, inwoners en ondernemers naar onze gemeente te krijgen. Samen met onze inwoners, ondernemers, organisaties en verenigingen laten we zien wat Cittaslow Westerwolde zo aantrekkelijk maakt.

De gemeente wil de dienstverlening aan inwoners en ondernemers verbeteren. Dit staat ook  beschreven in het collegeprogramma 2022- 2026. We willen dat mensen sneller en makkelijker geholpen worden. Daarom gaan we een aantal dingen aanpakken:

1. Onderzoek naar Dienstverlening
We willen (laten) onderzoeken hoe we onze manier van werken beter kunnen maken. We gaan kijken wat voor plan we daarvoor kunnen maken en hoe we dat het beste kunnen uitvoeren in onze organisatie. De nieuwe manier van werken wordt dan door iedereen in de organisatie ondersteund en is belangrijk in het contact met onze inwoners en ondernemers. 

2. Slimmer werken met digitale middelen 
We gaan het proces voor de eerste inschrijving op de BRP-straat van statushouders digitaliseren. Ook mensen die zich melden bij de balie burgerzaken kunnen straks digitaal geholpen worden. Dit bespaart tijd, geld en ruimte. 

3. Luisteren naar inwoners en ondernemers 
We willen weten wat mensen vinden van onze dienstverlening. Daarom blijven we hier onderzoek naar doen door verschillende processen voortdurend te monitoren. 

4. QR-codes gebruiken 
We onderzoeken of we QR-codes kunnen gebruiken in onze brieven en andere communicatie. Zo kunnen mensen sneller bij de juiste informatie komen. 

5. Beter eerste contact 
Als inwoners contact opnemen met de gemeente, willen we meteen duidelijk maken hoe het staat met hun aanvraag. Het Klant Contact Centrum (KCC) kan dan meer vragen beantwoorden. Zo worden mensen sneller geholpen en hebben onze collega’s van de vakafdelingen meer tijd voor andere taken. Om dit te kunnen realiseren is het noodzakelijk dat het KCC over meerdere systemen de beschikking krijgt dan nu het geval is. Dit gaan we in 2026 uitvoeren.

6. Meer digitale diensten 
We hebben bij de afdeling Burgerzaken al vijf digitale diensten in gebruik. De komende jaren komen daar nog elf bij. Zo kunnen inwoners op elk moment en vanaf elke plek gebruikmaken van onze diensten. In 2027 is alles klaar.

7. Toegankelijke en veilige websites 
We verbeteren onze website westerwolde.nl en controleren ook andere websites en apps van de gemeente. Zo zorgen we dat alles goed werkt, veilig is en voor iedereen toegankelijk blijft. 

8. Kunstmatige intelligentie (AI) 
We onderzoeken of we AI kunnen gebruiken in de kennisbank die door het KCC wordt gebruikt. Daarmee kunnen we inwoners nog beter helpen. Dit onderzoek kost eenmalig € 7.500 in 2026.

9. Nieuwe wet: alles digitaal regelen 
Vanaf 1 januari 2026 geldt een nieuwe Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) Die zorgt ervoor dat inwoners bijna alles digitaal met de gemeente kunnen regelen. We zijn in 2025 al begonnen met de voorbereidingen. 

Juridische zaken heeft een aantal kerntaken: In het kader van de APV en bijzondere wetten schrijven zij verordeningen en beleid. Daarnaast voert de afdeling de werkzaamheden op het gebied van vergunningverlening, handhaving en bezwaar en beroep uit. Openbare Orde en Veiligheid valt ook onder de verantwoordelijkheid van het team JZ. 

Daarnaast levert de afdeling voor de hele organisatie juridisch advies. De ene keer als sparringpartner voor een beleidsstuk, de andere keer in de eerste lijn in grote/ingewikkelde dossiers als zwembad De Barlage, de Burcht of overeenkomsten met COA/IND. 

Tot slot doet JZ de klachtbehandeling. Daarin valt op dat een ruime hand vol individuen een zeer groot beslag legt op de tijd van de organisatie. Door hun grote hoeveelheid aan verzoeken, klachten, bezwaren en/of contactmomenten kunnen wij hen niet altijd bedienen volgens onze leidende principes. Soms zijn wij genoodzaakt om hun contacten te beperken om voldoende ruimte te houden om andere klanten binnen de termijnen te kunnen helpen.