Bedrijfsvoering Westerwolde

Na de langdurige corona-periode is onze organisatie gewend geraakt aan het hybride werken. Dit betekent vanuit huis, op het gemeentehuis of op welke plek dan ook zullen collega’s kunnen inloggen op het netwerk en zo aan het werk kunnen. Deze nieuwe manier van werken heeft invloed op de bedrijfsvoering. Naast het faciliteren van zaken, is het ook van belang om grip te houden op de manier van werken op afstand. Zaken als beveiliging en archivering zijn hierbij van belang. In 2024 zullen we verder gaan in het formaliseren en optimaliseren van deze zaken.  

In 2024 gaan we het volgende doen:

Wij willen medewerkers aan ons binden.

Wij zijn een aantrekkelijke werkgever op de arbeidsmarkt. Wij kennen onze arbeidsmarktpositie en werken actief aan het versterken van ons werkgeversmerk. Wij bieden aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals onze cao-mogelijkheden biedt tot lokale invulling te geven aan onderwerpen als reiskosten woon-werk en thuiswerk(vergoeding), maar ook (betaald) ouderschapsverlof en andere levensfase gerichte verlofmogelijkheden. Het werven en selecteren van de juiste medewerkers blijft één van de kritische factoren voor het succes van onze organisatie. Onze opgave is dan ook de juiste mensen binnen te halen, hen te binden en boeien en zich te laten ontwikkelen. De gemeente Westerwolde wil een aantrekkelijke werkgever zijn door een stimulerende, uitdagende werkomgeving te bieden waar de strategische opgaven, transities en ontwikkelkansen van Westerwolde succesvol tot uitvoering worden gebracht en waar volop ruimte is voor professionele ontwikkeling.

Verwachte resultaten voor 2024:

• Verdere uitwerking levensfase gerichte verlofmogelijkheden;
• Verdere samenwerking op gebied arbeidsmarkt buurgemeenten;
• Uitwerking van het vastgesteld van een werving en selectiebeleid.

Daarnaast vinden wij het belangrijk dat medewerkers hun werk zo goed en veilig mogelijk uitvoeren. Dat medewerkers de manier waarop gewerkt als prettig ervaren zodat dit bijdraagt aan kwalitatief goede maatschappelijke dienstverlening. Dit beleid beoogt bij te dragen aan preventie van arbeidsongevallen en uitval van medewerkers met als uiteindelijk doel het verhogen van de inzetbaarheid van alle medewerkers van de gemeente.

Verwachte resultaten 2024:

• Basis arbobeleidsdocument vast te stellen en een nadere uitwerking daarvan in 2024;
• Uitvoering van de risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E), periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) en preventief medisch onderzoek (PMO).

Nieuwe medewerkers krijgen een vliegende start in ons introductieprogramma.

Werken voor Westerwolde betekent persoonlijke groei, leren en ontwikkelen. Wij investeren in bekendheid bij MBO en HBO/Universiteiten van onze beeldmerk (o.a. gastcolleges geven en stageplekken aanbieden), maar ook door op regionale en lokale evenementen in beeld als werkgever te zijn (o.a. de jaarlijkse landbouwbeurs in Vlagtwedde).

Verwachte resultaten voor 2024:

• Gastcolleges verzorgen voor MBO en HBO/Universiteiten opzetten en waar mogelijk uitvoeren;
• Streven dat elk team/afdeling minimaal een stageplek aanbiedt, c.q. de mogelijkheid minimaal verkent.

Wij streven naar een stevige vaste personeelsbezetting en onderbouwen wanneer het werk vraagt om flexibele inzet van personeel door middel van externe inhuur.

Dashboards op de bedrijfsvoering met ken- en stuurinformatie en goed werkend formatie- en bezettingsbeleid zijn daarbij het uitgangspunt en sterk leidend in beslissingen omtrent hoe we werven en waar we dat doen.

Verwachte resultaten voor 2024:

• Er komen in 2024 dashboards HRM waarbij er een benchmark mogelijk is met de gegevens die vanuit het A&O Fonds Personeelsmonitor worden gepubliceerd. Deze getallen zijn dan gericht op andere Nederlandse gemeenten met een grootte van 20.000 tot 50.000 inwoners;
• Formatiebeleid verder ontwikkelen voor toekomstige (arbeidsmarkt)ontwikkelingen en ambities gemeente;
• De aanbesteding externe inhuur voor detacherings-/uitzendkrachten zal plaatsvinden.

Wij willen medewerkers boeien en behouden en kansen bieden om binnen de organisatie te leren, ontwikkelen en bewegen.

Dat is een samenspel van werkgever en werknemer. Wij bouwen aan een toekomstbestendige organisatie door strategische personeelsplanning, waarbij de samenstelling en inrichting van de organisatie congruent zijn met bestuurlijke doelen en maatschappelijke opgaven. Wij zorgen dat de daarvoor benodigde inzichten op orde zijn. Medewerkers kunnen bewegen binnen de organisatie: wij hebben onze doorstroomkansen in beeld, kennen ons divers talent en weten beweging te realiseren. Wij investeren in de permanente ontwikkeling van onze medewerkers -in gelijk tempo met hun vakgebied- en stimuleren vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Wij ontwikkelen een visie op talentmanagement. Wij identificeren factoren die belemmerend zijn voor doorstroom en continuïteit.

Verwachte resultaten voor 2024:

• Eerste verkenning werken met individueel werkplan;
• Iedere medewerker aanzet persoonlijk ontwikkelingsplan;
• Eerste proef met benoemen resultaatgerichte samenwerking en werkzaamheden;
• Verder gaan met inzet DISCOVER talentanalyse voor medewerkers.

In 2023 is het project implementatie Wet open overheid (hierna: Woo) gestart, wat een 5 tot 8-jaren plan behelst. De Woo beoogt een transparantere overheid en daarom dien zoveel mogelijk overheidsinformatie openbaar gemaakt te worden, zodat iedere burger toegang heeft tot deze informatie. Het is de bedoeling dat uiteindelijk elf informatiecategorieën door de gemeente Westerwolde uit eigen beweging openbaar gemaakt worden op een online platform. 

Het schema hieronder benoemt elf informatiecategorieën en de status binnen de gemeente Westerwolde. De status groen betekent dat de gemeente voldoet aan de vereisten uit de Woo. Een oranje status betekent dat de organisatie gedeeltelijk voldoet. Rood betekent dat de desbetreffende categorie nog niet voldoet aan de vereisten uit de Woo. 

Op dit moment geldt de wettelijke verplichting om actief te openbaren alléén voor informatiecategorie 1. De eerstvolgende(n) waarmee we aan de slag gaan zijn: de Woo-verzoeken en –besluiten, organisatiegegevens en vergaderstukken.

Categorie	Status
1 Wet- en regelgeving
2 Organisatiegegevens
3 Agenda- en besluitstukken
4 Vergaderstukken
5 Adviezen
6 Convenanten
7 Jaarplannen en -verslagen
8 Woo-verzoeken/-besluiten
9 Onderzoeken
10 Beschikkingen
11 Klachten

Naast het actief openbaren van de informatiecategorieën gaan we de informatiehuishouding van de gemeente Westerwolde op orde brengen.

De implementatie van de Woo loopt door tot waarschijnlijk eind 2028.

Informatiemanagementstrategie
Onze strategie voor informatiemanagement voor de komende jaren is tweeledig. Enerzijds dient de gemeente te voldoen aan wetgeving en uitvoering te geven aan gemeentelijk beleid. Anderzijds hebben we de ambitie om te groeien naar een volwassen informatie gestuurde organisatie.

Een goede start is dat we al een belangrijke stap hebben gezet in het volwassen maken van ons informatiemanagementteam. Dit team zal de organisatie in beweging brengen om stapsgewijs te groeien in eigenaarschap en volwassenheid. Het zal bijdragen aan een cultuurverandering die nodig is om informatie centraal te stellen in onze besluitvorming en dienstverlening.

In de steeds meer digitaliserende wereld is de gemeente Westerwolde op zoek naar manieren hoe zij hun ICT efficiënter en effectiever in kunnen zetten. Door middel van benchmarking krijgt de gemeente inzicht in de relatie tussen de ICT-kosten en de kwaliteit van de ICT in de organisatie. Op basis hiervan kan de gemeente verbeterpunten in kaart brengen.

Verder krijgt de planvorming vorm en inhoud aan de hand van vijf strategische thema’s:

1. Bedrijfsvoering en contractmanagement
   In het jaar 2024 is er een onmiskenbare verschuiving gaande binnen onze gemeente, waarin informatie en informatievoorziening een steeds prominentere rol spelen. Deze transformatie wordt gedreven door verschillende factoren die onze aandacht en investeringen vereisen. Hieronder bespreken we waarom informatie zo cruciaal is geworden en wat de specifieke uitdagingen en kansen zijn waar we als gemeente voor staan.

Om deze uitdagingen in goede banen te leiden, moeten we grip krijgen op onze leveranciers. We moeten effectieve contractbeheerpraktijken aannemen, service level agreements (SLA's) bewaken en nauwlettend toezicht houden op prestaties.

2. Applicatielandschap
   Onze gemeente wordt geconfronteerd met actuele vraagstukken die de aandacht vragen van onze informatievoorziening. Eén van deze uitdagingen is de cloudmigratie van applicaties. Het migreren naar de cloud biedt flexibiliteit, schaalbaarheid en kostenefficiëntie, maar vereist ook een zorgvuldige planning en beveiligingsmaatregelen.

We zien een verschuiving van kosten van traditionele ICT naar modernere oplossingen zoals cloudservices en software-as-a-service (SaaS).

3. Infrastructuur en faciliteiten
   Informatie is de levensader van onze moderne samenleving geworden. Het stelt ons in staat om efficiënter te werken, betere beslissingen te nemen en onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven te verbeteren. Het biedt inzicht in trends, kansen en risico's en is een drijvende kracht achter innovatie en groei.

We zullen daarom blijven investeren in technologische en organisatorische maatregelen om onze digitale activa te beschermen en te voldoen aan de wettelijke vereisten met het oog op een veilige en betrouwbare dienstverlening aan onze inwoners. Een moderne, veilige digitale werkomgeving is hierin cruciaal.

4. Security
   Bij de ontwikkelingen die op gemeenten afkomen moeten we blijven voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de BIO 2.0 (Baseline Informatiebeveiliging Overheid), de Wpg (Wet politiegegevens), de Woo (Wet open overheid) en de DSO (Digitale Stelsel Omgevingswet). Deze wetten en regels hebben betrekking op gegevensbeheer, transparantie en de toegankelijkheid van informatie. Het is onze verantwoordelijkheid om te voldoen aan wetgeving en dit vereist investeringen in beveiligingsmaatregelen, gegevensbeheer en de openbaarheid van bestuur.

Met de komst van Europese wetgeving zoals de NIS2 (Netwerk- en Informatiesystemen Richtlijn 2) wordt het beleggen van eigenaarschap nog belangrijker. De NIS2 legt de nadruk op het waarborgen van de betrouwbaarheid en veiligheid van informatie- en communicatiesystemen en heeft directe gevolgen voor onze gemeentelijke operaties.

Risicomanagement

Binnen deze context is risicomanagement en informatiebeveiliging van het hoogste belang. Bestuurders en managers hebben een expliciete rol in het beheersen van risico's en het waarborgen van de informatiebeveiliging. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging van de gemeente en het beschermen van de privacy van onze inwoners. Zij dragen de eindverantwoordelijkheid voor het vaststellen van beleid en maatregelen om deze doelen te bereiken. Het management heeft een cruciale rol bij het inrichten van processen en systemen en het beoordelen en accepteren van risico's. Het weloverwogen accepteren of mitigeren van risico's is een integraal onderdeel van deze verantwoordelijkheid.

5. Veranderorganisatie
   Omdat we in een tijd leven waar digitale innovaties zich in een snel tempo opvolgen is het cruciaal  dat de gemeentelijke organisatie met deze veranderingen meegroeit. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het meer datagedreven werken en het steeds meer toepassen van kunstmatige intelligentie (AI). Om dergelijke veranderingen planmatig te omarmen wordt gemeentebreed gewerkt volgens de methodiek Projectmatig Creëren.

De wereld verandert. De manier waarop mensen met elkaar omgaan verandert. En de gemeente Westerwolde verandert mee. We leven in een netwerkmaatschappij. Een wereld waarin mensen altijd in verbinding staan via (sociale) netwerken. En waarin verschillende veranderingen tegelijk gebeuren. Ook in de communicatie is er de afgelopen jaren veel gebeurd.

Belangrijke ontwikkelingen zijn:

• meer eigen verantwoordelijkheid;
• inwoners die meer met eigen ideeën en plannen komen;
• een overheid die mee doet in plaats van inwoners die meedoen in plannen van de overheid;
• meer verschillende nieuwsbronnen en communicatiekanalen waar mensen met elkaar praten;
• overheden en organisaties hebben steeds minder over mensen te zeggen;
• mensen willen steeds vaker weten wat de overheid allemaal doet en wat dit voor hen betekent. 

Bij deze ontwikkelingen hoort een gemeente die weet wat er speelt bij de inwoners en zich aansluit bij acties van inwoners. Een gemeente die duidelijk maakt waar ze voor staat en die informatie uit zichzelf bekendmaakt.  En een gemeente die luistert naar haar inwoners en het gesprek met hen aangaat. Online en offline.

De komende jaren gaan we daarom meer in gesprek. En niet alleen maar vertellen. We vinden het belangrijk dat onze inwoners, ondernemers, organisaties, verenigingen en anderen zich welkom, gehoord en belangrijk voelen. We vragen onze inwoners bij het begin van het maken van onze plannen al om mee te denken. Om zo te horen wat zij ervan vinden. Om hier als organisatie beter in te worden helpt team communicatie collega’s met het betrekken van inwoners bij projecten. Ook helpt zij collega’s met het schrijven van brieven en teksten die makkelijk te begrijpen zijn.

De medewerkers van team communicatie geven advies aan het gemeentebestuur, het management en de medewerkers. Het team let op nieuwe ontwikkelingen en bekijkt welke ontwikkelingen hen kunnen helpen om de doelen van de gemeente te bereiken. Daarnaast is team communicatie intensief betrokken bij de advisering over de situatie rond asielopvang in ter Apel. 

Westerwolde heeft veel te bieden. Denk aan toerisme, recreatie, cultuurgeschiedenis en natuur. We zijn altijd bezig het merk Westerwolde op de kaart te zetten. Om zo meer toeristen, inwoners en ondernemers naar onze gemeente te krijgen. Samen met onze inwoners, ondernemers, organisaties en verenigingen laten we zien wat Cittaslow Westerwolde zo aantrekkelijk maakt.

Doelstellingen

• Van “vertellen” naar “in gesprek gaan”. We willen onze medewerkers communicatiever en omgevingsbewuster maken. Hiervoor gaat team communicatietrainingen faciliteren in omgevingsbewustzijn;
• We willen dat onze inwoners onze brieven en teksten begrijpen. Daarom zetten we onze schrijfcoaches in om onze medewerkers te ondersteunen om op B1 niveau te schrijven. We passen ook onze standaardbrieven aan naar dit taalniveau;
• Buiten naar binnen halen. Weten wat er buiten het gemeentehuis speelt zodat we hierop kunnen inspelen;
• Alert zijn op nieuwe ontwikkelingen en afwegen welke van deze ontwikkelingen kunnen bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van de gemeente. Door het constant toetsen van het strategisch communicatieplan kan er eenvoudig worden ingesprongen op veranderingen in de omgeving.

In het collegeprogramma 2022-2026 is het volgende over de dienstverlening door de organisatie opgenomen:

“Het college werkt met de organisatie aan een verbeterde integrale dienstverlening door:

1. Doorontwikkeling van de organisatie mogelijk te maken en zo een impuls te geven aan de kwaliteit van het werk en de dienstverlening naar de inwoner, het college en de raad. Dit vertaalt zich in investeren in mensen en systemen;
2. Helder te communiceren naar de inwoner;
3. Transparant te zijn over hoe het met de (aan)vraag van de inwoner staat;
4. Service dicht bij de inwoner te organiseren met toegankelijke laagdrempelige diensten op de website en persoonlijk contact.”

Om bovenstaande te bereiken gaan we het volgende doen:

Ad 1: ‘Een impuls geven aan de dienstverlening’

• Om de vragen van onze inwoners en ondernemers nog beter en sneller te kunnen beantwoorden, is het noodzakelijk te investeren in ons Klantcontactcentrum (KCC). Zowel qua bemensing maar ook qua opleiding. Op deze manier zal het percentage in 1e contact beantwoorde vragen toenemen.
• Ook is het noodzakelijk dat er draagvlak ontstaat binnen de organisatie om kennis die naar het KCC kan worden overgeheveld, ook daadwerkelijk naar het KCC wordt overgeheveld. Waar de ‘knip’ komt te liggen wordt in gezamenlijkheid bepaald (vak afdeling en KCC).
• M.b.t. de BRP- straat is het belangrijk dat er blijvend aandacht is voor het optimaliseren van de samenwerking tussen de verschillende ketenpartners in het proces van 1e inschrijving van statushouders en asielzoekers. Dit doen we met name door stevig de regie te pakken tijdens de bijeenkomsten van de Landelijke Commissie BRP-straten.
• Een impuls geven aan de dienstverlening wordt ook gerealiseerd door input op te halen bij onze inwoners door hen de vraag te stellen hoe zij onze dienstverlening graag zouden willen zien. Een klanttevredenheidsonderzoek is een instrument dat hiervoor ingezet kan worden.
• Ook zullen de klantreizen weer worden opgepakt.
• Dienstverlening is van ons allemaal en niet alleen van de afdeling Dienstverlening. Het is daarom belangrijk dat alle collega’s onze visie op dienstverlening uitdragen. Met andere woorden, het is belangrijk dat alle medewerkers onze 4 leidende principes in houding en gedrag laten zien.

Ad 2: ‘Helder communiceren naar de inwoner’

• Implementeren Wet digitale toegankelijkheid waardoor meer mensen van onze onlinedienstverlening gebruik kunnen maken.
• Het gebruik van B1 taal meer onder de aandacht brengen en ook daadwerkelijk toepassen.
• Introduceren en communiceren (richting inwoners) van servicenormen en kwaliteitshandvest.

Ad 3: ‘Transparant zijn over hoe het met de (aan)vraag van de inwoner staat’

• Het is hierbij belangrijk dat het KCC de beschikking krijgt over meer informatie (en dus systemen). Te denken valt aan Join en Suite. Op dit moment is dit niet optimaal ingericht aangezien er vanuit de vakafdeling met enige regelmaat wordt aangegeven dat dit in het kader van de AVG niet mogelijk is. Er moet gezocht worden naar een manier waarop de statusvragen wel beantwoord kunnen worden (vergelijk b.v. de KCC-raadpleegpagina in Key2belastingen).

Ad 4: ‘Service dicht bij de inwoner organiseren met toegankelijke laagdrempelige diensten op de website en persoonlijk contact’

• In 2022 zijn er E-diensten aangeschaft. Deze worden in 2023 geïmplementeerd. Wij verwachten in september 2023 live te gaan met de eerste E-diensten (doorgeven verhuizing, aanvragen uittreksel Burgerlijke Stand en aanvragen uittreksel BRP).
• M.b.t. de dienstverlening worden onze inwoners ‘verleid’ om gebruik te maken van de digitale mogelijkheden maar blijft ook het fysieke kanaal beschikbaar.
• Indien nodig gaan wij bij de inwoners op huisbezoek.

Juridische zaken heeft een aantal kerntaken: In het kader van de APV en bijzondere wetten schrijven zij verordeningen en beleid. Daarnaast voert de afdeling de werkzaamheden op het gebied van vergunningverlening, handhaving en bezwaar en beroep uit. Openbare Orde en Veiligheid valt ook onder de verantwoordelijkheid van het team JZ. 

Daarnaast levert de afdeling voor de hele organisatie juridisch advies. De ene keer als sparringpartner voor een beleidsstuk, de andere keer in de eerste lijn in grote/ingewikkelde dossiers als zwembad De Barlage, de Burcht of overeenkomsten met COA/IND. 

Tot slot doet JZ de klachtbehandeling. Daarin valt op dat een ruime hand vol individuen een zeer groot beslag legt op de tijd van de organisatie. Door hun grote hoeveelheid aan verzoeken, klachten, bezwaren en/of contactmomenten kunnen wij hen niet altijd bedienen volgens onze leidende principes. Soms zijn wij genoodzaakt om hun contacten te beperken om voldoende ruimte te houden om andere klanten binnen de termijnen te kunnen helpen.